Формирование начальных остатков в программе
«1С: Бухгалтерия 8.0» При переводе организации на автоматизированную систему бухгалтерского учета, необходимо всю бумажную бухгалтерию перевести в электронный вид.
При использовании такой популярной программы, как «1С: Бухгалтерия 8.0», начало ведения учета будет следующим.
Первоначально система настраивается под специфику деятельности предприятия (вводятся данные обо всех организациях, по которым будет вестись учет в информационной базе, регистрируется учетная политика и формируется структура предприятия), затем заполняются основные справочники, такие как Номенклатура, Сотрудники, Контрагенты, Основные средства, Статьи затрат.
И, наконец, вводятся начальные остатки бухгалтерского учета. Начальные остатки в идеале нужно записывать на начало года или квартала. Если такой возможности нет или подобная работа оказывается слишком трудоемкой, то сальдо можно ввести на первое число текущего месяца. Поскольку остатки на счетах бухгалтерского учета переносятся с последнего числа текущего месяца на начало следующего, в «1С: Бухгалтерия 8.0» сальдо по счетам бухгалтерского учета должно быть проведено последним числом предыдущего месяца. Например, в случае необходимости ввода остатков на 1 апреля, в программе датой ввода проводок должно быть 31 марта.
Для ввода начальных остатков в программе «1С: Бухгалтерия 8.0» предусмотрен счет 000 «Вспомогательный». Концепция программы предусматривает двойную запись по счетам, вне зависимости от вида бухгалтерской записи. Исключение составляют лишь забалансовые счета. Остатки на счетах бухгалтерского учета записываются односторонне, без корреспонденции, в зависимости от вида счета, поэтому для соблюдения принципа двойной записи в «1С: Бухгалтерия 8.0» применяется активно-пассивный нейтральный счет 000.
В «1С: Бухгалтерия 8.0» аналитический учет по счетам ведется при помощи Субконто. Субконто по счету может быть трех уровней. По типовым счетам субконто задается в Конфигураторе, и пользователю в режиме работы «1С: Предприятие» для редактирования не доступно. Субконто можно настроить в режиме работы «1С: Предприятие» только для вновь введенных счетов и субсчетов.
Механизм формирования начальных остатков следующий:
1. Установить дату ввода остатков, например 31 марта. Удобнее всего это сделать с помощью меню Сервис – Параметры, т.е. изменить рабочую дату во все программе.
2. Установить период расчета итогов в меню Операции – Управление итогами – конец марта.
3. В меню Проводки выбрать пункт Операция (бухгалтерский и налоговый учет) и создать новый документ с помощью кнопки Добавить.
4. Вкладку Бухгалтерский учет заполнить следующим образом:
Дт-активного счета с указанием Субконто Кт-000 на сумму…
Дт-000 Кт-пассивного счета с указанием субконто на сумму…
Если по счету ведется количественный учет, то остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Для валютных счетов, остатки регистрируются в валюте и рублевом эквиваленте.
5. После ввода всех остатков нужно сверить сумму баланса с суммой операции, которая считается автоматически по мере ввода проводки.
6. Прописывается содержание операции в шапке документа, так как оно едино для всех строк – «начальные остатки».
7. В заключении, на вкладке Налоговый учет, с помощью кнопки Заполнить происходит автоматическое формирование табличной части документа.
8. С помощью кнопки Печать можно сформировать Бухгалтерскую справку.
9. Кнопкой ОК документ проводится. Под «проведением» в «1С: Бухгалтерия 8.0» понимается внесение изменений в регистры бухгалтерского и налогового учета. О проведении свидетельствует флаг на значке документа.
По отдельным участкам учета (НДС, основные средства) следует заполнить вспомогательные регистры учета, такие как Ввод начальных остатков по ОС, Ввод начальных остатков НДС, Ввод начальных остатков в УСН (меню Предприятие – Ввод начальных остатков).
Документ «Ввод начальных остатков по ОС» предназначен для ввода всех сведений об ОС, необходимых для дальнейшего ведения учета. В документ вносятся лишь актуальные сведения об ОС, история изменения сведений об ОС не переносится. Данные указываются только для тех ОС, которые на момент ввода остатков уже приняты к учету, но еще не списаны. Документ рекомендуется вносить последним числом месяца, за который рассчитаны данные, включая расчет амортизации.
После ввода начальных остатков необходимо проверить баланс. Для этого предназначена Оборотно-сальдовая ведомость (меню Отчеты). ОСВ содержит для каждого счета остатки на начало и конец периода, и обороты по дебету и кредиту за данный период. ОСВ должна быть сформирована на первое число отчетного периода. Правильность ввода начальных остатков отслеживается по Вспомогательному счету 000. После ввода всех остатков конечное сальдо счета 000 должно равняться нулю.
Если счет 000 присутствует в ОСВ, но дебетовое сальдо равно кредитовому, это не считается ошибкой. В случае присутствия одностороннего сальдо по счету 000 или не равенства дебетового и кредитового сальдо, нужно искать ошибку в регистрах ввода начальных остатков.
Как правило, может присутствовать одна из самых распространенных ошибок учета:
• ошибка в сумме операции;
• отсутствие счета 000 в документе;
• запись пассивного счета на место активного и наоборот.
После исправления всех выявленных ошибок, можно приступать к полноценному ведению учета в программе «1С: Бухгалтерия 8.0».
Автор: Яковлева Е.А., преподаватель
